Microsoft Query est un programme fourni avec Excel qui interroge une source de données externe, comme une base Access, une base Oracle ou un fichier texte, puis renvoie le résultat dans une feuille de calcul. Les données restent reliées à leur source et s’actualisent sans ressaisie. Il se lance depuis l’onglet Données ; dans les versions récentes d’Excel, il faut parfois réafficher les assistants d’importation hérités avant de le voir.
Voici ce qu’il fait, les sources qu’il sait lire, l’endroit où le trouver, les étapes d’une première requête, puis les cas où Power Query est un meilleur choix.
Microsoft Query, un outil d’import de données externes dans Excel
Une requête Excel désigne une demande adressée à une source de données : on indique quelles tables, quelles colonnes et quels critères on veut, et le programme va chercher les lignes correspondantes. Microsoft Query sert à construire cette demande et à importer le résultat dans le classeur.
L’intérêt est d’éviter le copier-coller. Les données importées restent liées à leur source : une actualisation relance la requête et ramène les lignes nouvelles ou modifiées, en conservant la mise en forme de la feuille. L’actualisation peut se déclencher à la main, à l’ouverture du classeur ou à intervalle régulier.
Les sources de données qu’il sait interroger
Microsoft Query est livré avec des pilotes pour plusieurs types de sources. Microsoft cite notamment :
- les bases Access, dBASE, FoxPro et Paradox, ainsi que les fichiers texte, pour les formats de bureau les plus anciens ;
- Oracle et SQL Server Analysis Services pour les bases d’entreprise, ainsi que d’autres classeurs Excel.
Pour les autres bases, la connexion passe par ODBC. On crée une fois une source de données qui mémorise les informations de connexion, puis Excel s’en sert à chaque actualisation. Si le pilote ODBC de la base n’est pas installé, il faut en obtenir un auprès de l’éditeur de la base.
Où trouver Microsoft Query selon la version d’Excel
Le chemin classique est l’onglet Données, puis Obtenir des données externes, À partir d’autres sources, Depuis Microsoft Query. Dans Excel 365, cette commande se trouve dans le groupe « Assistants hérités », masqué par défaut.
Pour l’afficher, ouvrez Fichier, Options, puis Données, et cochez l’option qui affiche les assistants d’importation de données hérités. La commande apparaît ensuite dans le menu Données. Ce niveau d’outil relève d’une pratique avancée du tableur : les niveaux de maîtrise d’Excel aident à situer où l’on en est avant de s’y lancer.
Créer une première requête pas à pas
L’assistant requête guide la construction en quatre temps. On commence par choisir la source de données, puis les tables et les colonnes à importer.
On ajoute ensuite un filtre et un tri simples, par exemple pour ne garder qu’une région ou classer les lignes par date. À la dernière étape, l’assistant propose deux voies : renvoyer les données dans Excel ou affiner la requête dans la fenêtre Microsoft Query.
Une fois les données dans la feuille, une actualisation les met à jour depuis la source, sans refaire la requête. Il suffit de relancer l’actualisation du classeur quand les données de la base ont changé, et la feuille reprend la mise en forme déjà appliquée.
Aller plus loin avec les jointures et les paramètres
Quand la requête porte sur deux tables, l’assistant crée automatiquement une jointure interne s’il trouve une clé commune. La fenêtre Microsoft Query permet de choisir un autre type de jointure, par exemple pour garder tous les clients même ceux qui n’ont aucune vente.
On peut aussi créer une requête paramétrée. Excel demande alors une valeur à chaque exécution, comme le nom d’une région, et la même requête sert à plusieurs rapports. Ces notions de jointure et de regroupement sont celles du SQL, une compétence centrale dans une formation de data analyst.
Microsoft Query ou Power Query, lequel choisir
Depuis Excel 2016, Microsoft met en avant Power Query, accessible dans le groupe Obtenir et transformer. Cet outil sert à nettoyer, transformer et combiner des données, et l’éditeur Power Query et ses usages sont détaillés dans un article dédié.
Microsoft Query reste utile pour les anciens classeurs qui l’utilisent déjà et pour une requête simple sur une base accessible par ODBC. Pour un nouveau projet qui demande de transformer les données avant de les analyser, Power Query est le point de départ le plus courant.
Dans les deux cas, la maîtrise du tableur fait gagner du temps : une formation professionnelle sur Excel permet de prendre en main ces deux outils avec un formateur. Un classeur existant qui interroge une base par Microsoft Query peut donc rester tel quel tant qu’il fonctionne.
